5 consejos para compartir documentos confidenciales

Nosotros vivimos en un mundo conectado. Compartir archivos empresariales nunca ha sido fácil, y esta es la razón por la que la distribución segura de documentos confidenciales es tan importante. ¿Cómo proteger los archivos de posibles amenazas  en el proceso de diligencia debida o durante fusiones y adquisiciones? Siga nuestros 5 consejos sobre cómo compartir documentos confidenciales para garantizar la experiencia de intercambio de archivos más segura.

Cifrado de PDF de Microsoft Word

Uno de los procesadores de texto más populares del mundo, Microsoft Word, tiene la función de cifrado incorporada. Para aplicarla en los documentos PDF, siga estos pasos:

1. Cuando haya terminado de editar su documento de Word, vaya a la pestaña Archivo y haga clic en Exportar.
2. Elija Crear PDF / XPS para crear un documento PDF.
3. Seleccione el botón Opciones en la ventana Guardar y luego presione Encriptar con contraseña. Confirme la acción con un clic en el botón OK.
4. Ingrese la contraseña deseada y haga clic en OK.

Cifrado DOCX de Microsoft Word

Si desea cifrar un documento DOCX, también puede hacerlo en Microsoft Word. Simplemente siga estos pasos:

1. Seleccione el documento que desea cifrar y ábralo en Microsoft Word.
2. Haga clic en la pestaña Archivo, luego seleccione Info y Proteger documento.
3. Elija Encriptar con contraseña.
4. Escriba su contraseña y confirme haciendo clic en OK.

Cifrado de PDF con Adobe Acrobat

Además de cifrar su PDF en Microsoft Word, también puede protegerlo con el software Adobe Acrobat. Abra su documento PDF en Acrobat y:

1. Vaya a Herramientas, seleccione Protección, luego Codificar y finalmente Cifrar con contraseña.
2. Seleccione Sí, si aparece una ventana emergente con la confirmación de cambio de seguridad.
3. Elija Requerir una contraseña para abrir el documento e ingrese su contraseña.
4. Elija la versión de Adobe Acrobat que sea compatible con ese documento.
5. Seleccione Cifrar todo el contenido del documento.
6. Presione OK, verifique su contraseña cuando se le solicite y presione OK una vez más.

Cifrado de archivos en Microsoft Excel

Otro programa popular de Microsoft tiene su propio método de cifrado. Para cifrar su archivo en Microsoft Excel, siga estos pasos:

1. Vaya a Archivos y seleccione Información.
2. Elija Proteger libro y luego seleccione Cifrar con contraseña.
3. Escriba su contraseña deseada y luego presione OK.
4. Verifique su contraseña en el cuadro Reescribir contraseña y presione OK para confirmar.

Uso compartido de archivos seguro con data rooms virtuales

Los métodos mencionados anteriormente pueden proporcionar cierto grado de seguridad a sus archivos confidenciales, pero invertir en una data room sería mejor aún para la seguridad del intercambio de archivos.

Una data room virtual proporciona a los usuarios corporativos sistemas de encriptación de primera y facilidad de uso para todas las partes interesadas. Puede decidir quién tiene permiso para ver un documento y cuánto tiempo permanecerá en la data room. En los siguientes consejos, explicaremos las características exclusivas de las data rooms.

• Seguridad a través de configuración de permisos granulares

Data rooms virtuales ofrecen configuraciones de permisos granulares. Estos se asignan al usuario que tiene acceso a archivos confidenciales. Puede adjuntar permisos de visualización a individuos pero también a grupos. 

• Seguridad con trituración remota

Para aumentar la seguridad de los archivos, también puede establecer el tiempo en el que un archivo estará disponible en la data room virtual. Puede definir durante cuánto tiempo se puede acceder a él y puede restringir el acceso a esos archivos incluso después de que sean descargados. Combinado con el permiso granular, trituración remota garantiza una doble seguridad para sus documentos confidenciales.

Hay varias formas de compartir sus archivos empresariales de forma segura. Pero si desea asegurarse de que los datos confidenciales están protegidos a todas horas, es importante que tome medidas de seguridad adicionales. Al usar Microsoft Word, Adobe Acrobat o incluso Microsoft Excel, puede crear cierto nivel de seguridad con encriptación, pero para transacciones comerciales necesita invertir en las capacidades de data rooms virtuales.

Con la configuración de permisos granulares y la seguridad de trituración remota que ofrece una data room virtual, puede llevar su control de seguridad al siguiente nivel, designando quién y cuándo puede acceder a los datos confidenciales.

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