Proveedores de data rooms virtuales

¿Qué es un data room virtual?

Un data room virtual es un espacio de trabajo en línea seguro que permite a las partes autorizadas almacenar y compartir archivos, y colaborar en actividades empresariales complejas.

Los data rooms virtuales son aplicaciones que dan prioridad a la seguridad y ofrecen sólidas funciones de seguridad a lo largo de todo el ciclo de vida de la gestión de proyectos, desde la autenticación de usuarios hasta el archivado de proyectos.

Los data rooms virtuales en línea también pueden servir como plataforma de almacenamiento y colaboración en la nube para las operaciones cotidianas, la gestión de juntas directivas y todos los proyectos que requieran contribuciones simultáneas de varias partes. Algunos de los ejemplos más comunes de aplicaciones de data rooms virtuales son las fusiones y adquisiciones, la diligencia debida corporativa, las asociaciones estratégicas y la obtención de capital.

Comparación de los 7 mejores proveedores de software de data rooms virtuales

A continuación, puede comparar los 7 principales proveedores de VDR en función de la satisfacción de los usuarios, los precios, la facilidad de uso y otros criterios. Esta tabla le ayudará a descubrir los aspectos más destacados de las 7 mejores soluciones de software para data rooms y a elegir la que mejor se adapte a sus objetivos empresariales.

Tabla comparativa de proveedores VDR

Navegar por el vasto panorama de las data rooms virtuales (VDR) puede resultar abrumador, por lo que hemos tomado la iniciativa de agilizar el proceso para usted. A partir de análisis exhaustivos y experiencias de primera mano de usuarios de plataformas como G2, Capterra, Software Advice y GetApp, nuestra tabla comparativa ofrece una visión holística del mercado de las VDR.

Profundizamos en métricas que abarcan la presencia en el mercado, la satisfacción de los usuarios, las capacidades de gestión de documentos, la facilidad de uso y las opciones de personalización.

Nos esforzamos por mantener nuestra información actualizada, por lo que revisamos y actualizamos periódicamente nuestra tabla para asegurarnos de que siempre disponga de la información más reciente sobre los proveedores de VDR.

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Seleccionar correctamente

¿Se pregunta cómo elegir un software de data rooms? Decidir cuál es la mejor data room virtual puede ser todo un reto, sobre todo si es usted un novato en el sector y nunca antes ha tratado con data rooms virtuales.

Existen más de 100 proveedores de data rooms para fusiones y adquisiciones en el mercado, y cada uno de ellos presenta ciertas ventajas y desventajas.

Entonces, ¿cómo elegir la mejor data room virtual para las necesidades de la empresa? Compare los servicios de data rooms virtuales y compruebe si sus características se ajustan a los requisitos de su proyecto.

¿Qué criterios hay que tener en cuenta al comparar data rooms?

La tabla comparativa de data rooms que hemos elaborado anteriormente incluye los 10 principales proveedores de data rooms, y puede ahorrarle mucho tiempo en la investigación. Aun así, existe la opción de hacer una comparación de data rooms virtuales por su cuenta. Según nuestra experiencia, los usuarios obtienen los mejores resultados con los servicios de data rooms si prestan atención a los siguientes criterios de selección de software de VDR.

Casos de uso

Según nuestra investigación, los data rooms tienen mucho que ofrecer a las pequeñas, medianas y grandes empresas de muchos sectores. Sin embargo, según los datos más recientes, hay varios sectores que confían más en el software de las data rooms virtuales.

A continuación se presentan los principales casos de uso de data rooms virtuales por orden de popularidad.

M&A y diligencia debida

Las fusiones y adquisiciones son cruciales para el crecimiento y desarrollo de cualquiera, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. El mayor reto de cualquier operación de M&A es la due diligence. Múltiples partes tienen que revisar inmensas cantidades de documentos en plazos relativamente cortos.

Las soluciones de VDR de primer nivel ayudan a crear entornos empresariales ágiles y equipados para acceder a los archivos necesarios en cuestión de segundos, lo que permite tomar decisiones clave antes.

Caso práctico: EW Scripps

En 2017-2018, EW Scripps utilizó la data room virtual de Ideals para vender con éxito más de 30 emisoras de radio por un total de 85 millones de dólares. La empresa simplificó significativamente la diligencia debida mediante el uso de la data room virtual:

• Garantizó un acceso controlado a la información confidencial gracias a ocho niveles de permisos e innovadoras herramientas de seguridad de documentos.
• Eliminó los silos de comunicación y centralizó el proceso de diligencia debida gracias a los flujos de trabajo de preguntas y respuestas personalizables, los debates integrados, la redacción de documentos y las herramientas de mensajería.
• Seguimiento de cada acción y garantía del 100% de responsabilidad gracias al sistema de informes integrado y a la pista de auditoría completa.

1. Ideals

4.9

2. Citrix

4.6

3. Datasite

4.5

4. Brainloop

4.3

5. BlackBerry

4.2

6. SmartRoom

4.1

7. Box

4.0

8. Intralinks

3.8

9. Dropbox

3.7

10. Drooms

3.7

Fondos y capital riesgo

Los fondos de alto perfil y las empresas de capital privado suelen manejar mucha información confidencial. Esto exige una mayor seguridad y transparencia interna. Los data rooms virtuales ofrecen numerosas herramientas de colaboración para cualquier proceso, desde la captación de capital hasta el asesoramiento en inversiones, protegiendo los datos de los usuarios y permitiendo el acceso a los análisis de la actividad de los data rooms.

Estudio de caso: Heritage Group

Heritage Group es una empresa de inversión centrada en la atención sanitaria que gestiona más de 700 millones de dólares en tres fondos de capital riesgo. En 2020, Heritage Group utilizó SmartRoom para mejorar la gestión de datos y las auditorías:

• Garantizó la máxima seguridad de las comunicaciones con los inversores gracias a herramientas de seguridad a nivel de documento y recuperación de acceso remoto.
• Compartió información dinámica sobre fondos y documentos de operaciones con los inversores en tiempo real gracias a los portales informativos para inversores y las alertas de actividad.
• Reducción de las redundancias administrativas en un 30% gracias a los sólidos flujos de trabajo de preguntas y respuestas y a la integración de la firma electrónica.

Legal

Los abogados y los bufetes de abogados deben cumplir normativas estrictas para garantizar la legitimidad de su práctica. Y, al mismo tiempo, deben cuidar muchos documentos sensibles e información empresarial confidencial.

Esto significa que el segmento del mercado legal es uno de los primeros en beneficiarse de las funciones líderes del sector de los data rooms virtuales, como el cifrado, el control de acceso y la recuperación remota.

Estudio de caso: DMH Stallard

DMH Stallard es un bufete de abogados británico con más de 50 años de experiencia y más de 380 profesionales altamente cualificados. DMH Stallard utilizó el data room de Dfin Venue para mejorar sus servicios diarios:

• Garantizó una sólida seguridad de los datos de los clientes gracias a la marca de agua, el acceso basado en funciones, el escaneado de virus y el cifrado de datos.
• Aumentó la eficiencia del flujo de trabajo gracias al acceso rápido al almacenamiento central de documentos y al cómodo proceso de preguntas y respuestas.
• Garantizó el cumplimiento del GDPR en los acuerdos con los clientes gracias a las herramientas de elaboración de informes de protocolo y a las funciones de seguridad de datos de primera categoría.

Banca de inversión

Como instituciones financieras que operan principalmente sobre una base de asesoramiento, los bancos de inversión requieren soluciones de software que combinen comunicaciones sencillas y eficientes con el almacenamiento de datos de alto nivel. Los banqueros inversores utilizan data rooms para compartir archivos confidenciales, recopilar información, realizar la diligencia debida, presentar objetivos a compradores potenciales y ayudar en la integración posterior a la transacción.

Estudio de caso: Credit Suisse

Credit Suisse, un grupo internacional de asesoramiento en fusiones y adquisiciones, facilita cientos de transacciones de banca de inversión al año. En 2015, Credit Suisse mejoró con éxito los procesos de Q&A utilizando el data room virtual de Intralinks:

• Procesó más de 2500 Q&A en total y ahorró entre 3 y 4 horas diarias con herramientas avanzadas de gestión de Q&A.
• Se realizó un seguimiento y se compartió la actividad de los documentos y los usuarios gracias a los paneles informativos.
• Garantizó la seguridad y confidencialidad de los procesos de preguntas y respuestas gracias a los permisos de usuario.

Industria farmacéutica y biotecnológica

El sector de la salud y las ciencias de la vida maneja cantidades cada vez mayores de datos confidenciales, como información sobre pacientes, resultados de investigaciones y mucho más. Un fallo en la protección de estos datos puede dar lugar a espionaje por parte de la competencia o incluso a un pleito a gran escala.

Los data rooms ayudan a las empresas de ciencias de la vida a proteger la información confidencial y a superar procedimientos complejos y lentos, como la concesión de licencias. Al almacenar toda la documentación necesaria en un espacio centralizado, las empresas pueden obtener las licencias necesarias mucho más rápido.

Estudio de caso: SyneuRx

SyneuRx es una empresa biotecnológica taiwanesa que desarrolla tratamientos contra el COVID-19. En 2022, SyneuRX se asoció con Ideals para proteger los datos de sus clientes y sus descubrimientos clínicos. La empresa utilizó el data room para:

• Proteger los descubrimientos clínicos mientras se comparten datos entre cientos de usuarios gracias al control remoto de datos, las carpetas de privacidad y el acceso basado en funciones.
• Comunicarse con inversores estadounidenses, chinos y europeos simultáneamente en portales de inversores independientes.
• Cumplir las normas ISO 27001, GDPR, GCP, HIPAA y otras normas para empresas médicas y biotecnológicas gracias a la VDR centrada en el cumplimiento.

12 razones por las que las compañías eligen data rooms virtuales

Cómo configurar un virtual data room en 3 sencillos pasos

Una vez haya seleccionado al proveedor más adecuado, lo único que queda pendiente es configurar el virtual data room para la operación. Esto se puede hacer en tres pasos.