Cómo crear un data room virtual: Manual para principiantes

Los data rooms virtuales ahorran a las empresas mucho tiempo y esfuerzo en sus negociaciones, al tiempo que proporcionan a los participantes todas las herramientas necesarias para un trabajo en equipo eficaz, una diligencia debida racionalizada y un espacio seguro para guardar información confidencial.

Esta guía le informará sobre los retos que plantea la configuración de una sala de datos virtual, le proporcionará pasos eficaces sobre cómo configurar una sala de datos correctamente y le ofrecerá algunas de las mejores prácticas para maximizar el uso de las salas de datos.

Retos relacionados con la creación de un data room virtual

Aunque la seguridad sin igual y la intuitividad son características naturales de las salas de datos virtuales, los equipos pueden enfrentarse a dificultades a la hora de seleccionar y configurar el software. Por ello, deben conocer las principales preocupaciones para afrontarlas con éxito.

• Cumplimiento de la normativa. La mayor ventaja del cumplimiento de la normativa es que reduce la posibilidad de multas, sanciones, procesos judiciales o el cierre de su empresa. Por ejemplo, si hace caso omiso de las precauciones de seguridad, se arriesga a recibir una multa importante de las autoridades. Cuanto más avanzado sea el software de data room, mayor será el cumplimiento del que podrá beneficiarse, independientemente del sector. Normalmente, los repositorios en línea más seguros cumplen con el GDPR, ISO/IEC 27001, SOC e HIPAA.
• Adopción por parte del usuario. Además de saber cómo crear una sala de datos, también hay que tener en cuenta aspectos que determinan una adopción rápida y sin problemas por parte de los usuarios. En concreto, la incorporación fácil es posible si la interfaz de la sala de datos, la navegación por los documentos y las herramientas de colaboración son intuitivas. Para evitar la degradación del rendimiento debida a una adopción deficiente por parte de los usuarios, pruebe el software para comprobar su facilidad de uso, asigne superusuarios que ayuden a los demás, imparta formación a los usuarios del sistema y proporcione asistencia tras la implantación. Algunos servicios de salas de datos ayudan a los equipos en la incorporación y el uso posterior de las salas de datos virtuales 24 horas al día, 7 días a la semana.
• Configuración de permisos. Los data rooms permiten conceder acceso para que todo el mundo pueda ver sólo los documentos que necesita. Así, un número ilimitado de usuarios puede trabajar en tu plataforma sin riesgos para la seguridad e integridad de los datos. Además, siempre puedes editar los permisos de carpetas y archivos más adelante, según sea necesario. Los administradores pueden establecer permisos para los miembros del grupo, las carpetas padre, etc. El reto es que los errores en la configuración de los derechos de acceso pueden provocar filtraciones y pérdidas económicas. Afortunadamente, los proveedores permiten ver la sala de datos a través de los ojos de otro usuario con la función de suplantación de seguridad de usuario.

Pasos para crear un data room

Los data rooms virtuales son sin duda un entorno seguro para almacenar e intercambiar documentos confidenciales y gestionar proyectos durante la diligencia debida y otras operaciones complejas. Sin embargo, la eficacia de esta solución depende en gran medida de lo bien que se configure.

Entonces, ¿cómo preparar su sala de datos de forma que aporte el máximo beneficio? Siga los pasos que se indican a continuación y consiga lo que necesita.

1. Elija un proveedor de data rooms virtuales

Aunque los sistemas de VDR siguen los mismos procedimientos de configuración, no todos los proveedores tienen las mismas funciones adicionales, coste u opciones de atención al cliente. Es esencial elegir un proveedor que se adapte perfectamente a sus necesidades. La oferta es bastante amplia, pero no es tan difícil tomar la decisión correcta si se elabora una lista con algunas de las empresas que mejor se adaptan a las necesidades de su negocio. Estos son los criterios que puede utilizar a la hora de buscar un proveedor de salas de datos:

• Tu sector. Aunque hay muchos proveedores versátiles, empiece por marcas que ofrezcan soluciones a medida para empresas de su campo de actividad para asegurarse de que la sala de datos tendrá todos los certificados y funciones necesarios.
• Las funciones que necesita. Mientras que algunas empresas estarán bien sin funciones avanzadas como la personalización y una IA incorporada, otras podrían sentirse limitadas si una sala de datos virtual carece de herramientas específicas.
• El presupuesto. Es importante contar con herramientas adicionales, la factura de la sala de datos no debe ser una carga para su empresa.
• Las reseñas. Los proveedores siempre contarán lo mejor de su producto. Eche un vistazo a las reseñas reales y a los testimonios de los clientes para hacerse una idea general.

Y una vez que encuentre la solución perfecta, no se precipite. En primer lugar, utilice el periodo de prueba o una versión demo que ofrezca un proveedor para ver si el software se adapta realmente a sus necesidades.

2. Prepare los documentos

Hoy en día, la mayoría de las empresas ya tienen digitalizados sus documentos confidenciales. Para estas empresas, no será un problema preparar los archivos para la carga y averiguar cuáles deben ir dentro de la sala de datos.

Sin embargo, de todos modos deberías volver a comprobar si quedan algunos papeles físicos: si crees que podrías necesitarlos en tu sala de datos, digitalízalos. Asegúrese de que todos los documentos están actualizados y, si se han escaneado, compruebe que toda la información es perfectamente visible.

Dado que la mayoría de los proveedores de data rooms permiten a los usuarios crear varios espacios de trabajo, debes dar a los distintos proyectos nombres claros y sonoros que no te permitan mezclarlos. Lo ideal es tener un espacio de trabajo separado para el mantenimiento interno de los documentos si va a utilizar un data room virtual, no sólo durante las negociaciones. Si tienes un espacio de trabajo de este tipo en tu VDR, es vital que tanto tú como tus empleados podáis diferenciarlo de otros proyectos para que nadie dé acceso a terceros a archivos altamente confidenciales.

3. Cargar y organizar archivos

Los data rooms modernos ofrecen una función de arrastrar y soltar que permite a los usuarios cargar documentos en bloque sin complicaciones. Utilizando esta función para la configuración de su data room, puede trasladar toda la jerarquía de la estructura de archivos y carpetas si ya tiene una establecida en su dispositivo. Los data rooms virtuales los indexarán automáticamente y dispondrá de un espacio de trabajo listo para usar.

Además, trabajar con documentos será rápido y fluido gracias al visor de documentos, que te permitirá visualizar documentos basados en texto y archivos Excel directamente en la plataforma.

Además, puedes crear una estructura de archivos en la VDR para organizar y clasificar los documentos. Para ello, crea carpetas separadas para agrupar los documentos al cargar los archivos. Por ejemplo, puede dar a sus carpetas los siguientes nombres:

• Documentos corporativos generales
• Capital social y valores
• Finanzas e impuestos
• Propiedad física y activos
• Propiedad intelectual

Por supuesto, los tipos de documentos para la estructura de carpetas de los data rooms variarán en función de si la necesita para un proceso de diligencia debida o para una transacción inmobiliaria. Esta estructura es una excelente pauta para la organización de tu espacio de trabajo si estás utilizando un data room para el mantenimiento de documentos.

4. Personalice la interfaz, los correos electrónicos y los acuerdos

Algunos proveedores le permitirán personalizar los data rooms virtuales y los correos electrónicos de invitación con los colores y el logotipo de su empresa. Utilice esta función para crear una experiencia fluida para terceros y causar una buena impresión. Algunos proveedores también permiten a los usuarios personalizar el acuerdo de confidencialidad que las partes invitadas tendrán que firmar antes de acceder al software de los data rooms. Es una característica importante porque estos acuerdos te permiten proteger aún mejor tus documentos.

Además, los proveedores avanzados suelen ofrecer funciones para personalizar las marcas de agua con colores y diseños a tu gusto. Además, con el mejor software, puedes personalizar encabezados y pies de página para los archivos PDF que pueden descargarse o imprimirse.

5. Añadir empleados

Dependiendo del precio de la data room virtual que elija, puede añadir un número determinado de usuarios administrativos a la data room. Determine a quién puede confiar la integridad de la información confidencial y añada a estos miembros del equipo al espacio de trabajo. A continuación, puedes invitar a trabajar con ellos a usuarios que no necesiten tener control sobre los documentos: puedes dar a estos usuarios permisos de acceso de sólo visualización.

En cuanto a los permisos sobre los archivos, pueden variar en función del proveedor, pero algunos ejemplos de permisos comunes son la visualización, la descarga de originales, la descarga y la edición:

• Visualización: los usuarios pueden ver los archivos con una marca de agua.
• Descarga de archivos originales: los usuarios pueden ver, imprimir y descargar archivos originales sin marca de agua.
• Descarga – los usuarios pueden imprimir y descargar documentos con marca de agua
• Edición – los usuarios pueden editar el índice, cargar documentos, mover, sobrescribir, renombrar y borrar archivos

6. Rellenar la sección de preguntas y respuestas

Esta función le permite responder a todas las preguntas frecuentes antes del acuerdo para crear una especie de base de conocimientos. Después puedes asignar a alguien como responsable de la sección de preguntas y respuestas durante el acuerdo. Esta persona tendrá que responder a todas las nuevas preguntas de terceros lo más rápido posible para acelerar el acuerdo.

7. Invitar a terceros

A medida que se acerca un acuerdo comercial, puede invitar a compradores potenciales, socios o autoridades a la data room. Los proveedores de data rooms ofrecen permisos de usuario granulares que permiten controlar los niveles de acceso que tienen los usuarios solicitados.

Además, los administradores pueden crear grupos según las funciones de los usuarios y permitirles funciones y niveles de acceso específicos. De este modo, la gestión de proyectos se vuelve sencilla, segura y eficiente, incluso si hay docenas de personas implicadas. Y como resultado, puedes proteger tus archivos de cualquier amenaza no deseada.

8. Controle la actividad de los usuarios y obtenga información

Los data rooms virtuales le proporcionarán informes que le darán una visión clara de la actividad de los usuarios. Puede revisar estas estadísticas para detectar comportamientos sospechosos y evitar una fuga de datos. Además, los informes pueden proporcionarle información útil para presentar mejor su empresa durante la operación. Y una vez finalizado el proceso, puede volver a estudiar los informes para ver cómo puede mejorar el flujo de trabajo durante la siguiente operación.

Para un seguimiento exhaustivo y cómodo, el proveedor de data rooms virtuales debe ofrecer:

• Registros de auditoría completos en una versión imprimible para presentaciones en reuniones
• Seguimiento con detalles sobre descargas, impresiones, visualizaciones y duración de la visualización de archivos
• Informes generales de grupo con datos sobre el número de inicios de sesión, preguntas y respuestas formuladas, archivos permitidos y archivos consultados.
• Informes codificados por colores que indican los grupos de miembros más activos y las salas de datos de mayor interés

Buenas prácticas para configurar un data room en 2023

Ahora que ya sabe cómo crear una sala de datos, es el momento de conocer las mejores prácticas para reforzar la protección de sus datos con ajustes de seguridad y una mejor gestión del flujo de trabajo.

Implementación de permisos de usuario

Para crear data rooms orientadas a la seguridad, es necesario decidir los derechos de acceso para administradores, empleados de la empresa, inversores, clientes, asesores financieros y otros terceros.

Y como esta tarea puede parecer tediosa, te damos algunos ejemplos de grupos de usuarios y permisos. Pero tenga en cuenta que pueden variar en función de la operación y el sector. Sin embargo, la estructura clásica incluye:

• Administrador. El almacenamiento de documentos, la página de gestión de usuarios y la pestaña de permisos de archivos están completamente bajo el control de esta persona. Los administradores pueden añadir documentos, permitir que los usuarios habituales inviten a nuevos usuarios, ocultar miembros entre sí y, en general, controlar todos los procesos de una sala de datos.
• Gestión. Los directivos de la empresa suelen tener acceso a todos los datos, pero no se les asigna ninguna obligación administrativa.
• Empleados. Los empleados pueden dividirse en grupos de acceso en función de los documentos que necesiten para su trabajo. Normalmente, los usuarios individuales o los grupos pueden cargar archivos, editar contenidos, compartir y renombrar archivos.
• Finanzas. Todos los documentos financieros deben estar disponibles para los usuarios que se ocupan de la parte financiera de la transacción.
• Inversores. Los inversores potenciales necesitan libre acceso a la información fiscal, balances, cuentas de resultados y otros relacionados con la lista de comprobación de diligencia debida. En cuanto a los inversores establecidos, el administrador de la VDR debe proporcionarles acceso a información estrictamente confidencial.
• Clientes. Normalmente, este grupo de usuarios sólo tiene acceso a los archivos y carpetas de clientes. Sin embargo, los derechos de acceso específicos dependen del escenario de uso individual.

Cifrado de datos

El cifrado de datos es una técnica de seguridad que codifica los datos y los hace visibles sólo para alguien que tenga la clave de cifrado adecuada. Aquí tienes algunos consejos para utilizar el cifrado en tu sala de datos:

• Cifrado en reposo y en tránsito. No es necesario activar o desactivar el cifrado en tránsito: suele ofrecerse por defecto. Sin embargo, algunos proveedores no ofrecen cifrado en reposo por defecto y pueden requerir un procedimiento adicional para activarlo. Deberías ponerte en contacto con el servicio de atención al cliente de tu proveedor para aclararlo.
• Claves de cifrado gestionadas por el cliente (CMEK). También puedes obtener el control de las claves de cifrado, una medida de seguridad adicional denominada Claves de cifrado gestionadas por el cliente (CMEK). En concreto, esta opción te permite controlar los datos en la infraestructura de la nube junto con las claves de cifrado privadas. Además, puedes elegir dónde almacenar las claves de cifrado y el software para gestionarlas.

Supervisión de la actividad

Configurar monitores de actividad es esencial, ya que debe disponer de un registro de auditoría a prueba de manipulaciones de todas las actividades de la sala de datos para la inteligencia corporativa y la defensa frente a reclamaciones legales.

Aunque los registros de auditoría suelen ofrecerse por defecto, puede configurar informes automáticos basados en la actividad de la sala de datos y habilitar notificaciones en tiempo real:

• Informes automáticos. Una de las mejores prácticas de supervisión consiste en mantener informados a los gestores de proyectos clave enviándoles informes de actividad personalizables en calendarios recurrentes específicos. Los destinatarios, a su vez, pueden recopilar información clave analizando resúmenes de actividades por empresa y lugares concretos de la sala de datos, usuarios y grupos de acceso.
• Notificaciones en tiempo real. Otra práctica valiosa son las notificaciones en tiempo real, que permiten al administrador conocer las acciones sobre un documento concreto. Así, si un tercero ve, edita, descarga o comparte los mismos archivos varias veces, el administrador lo sabrá al instante al recibir una notificación por correo electrónico.

Configuración de data rooms virtuales: Puntos clave

Ahora vamos a resumir las principales conclusiones del artículo:

• Los usuarios pueden encontrarse con dificultades durante la preparación de la sala de datos, como el cumplimiento de la normativa, la adopción por parte de los usuarios y la configuración de permisos.
• Configurar correctamente una sala de datos virtual es esencial para aprovechar al máximo sus ventajas; el deseo no es ciencia espacial, ya que muchos proveedores de salas de datos ofrecen una lista de comprobación para salas de datos de diligencia debida que puede utilizarse para agilizar la preparación de la diligencia debida o de cualquier otro acuerdo complejo.
• Algunas de las mejores prácticas recomendadas para el uso eficaz y seguro del software de salas de datos virtuales incluyen la configuración de permisos de usuario y archivo, el cifrado de datos y la supervisión de la actividad.

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